Organizar una sala de conferencias desde cero no es fácil. Aunque pueda parecer que lo más importante en una situación así es la propia habitación, resulta que esto no es todo. Todavía tenemos que hacer que este lugar sea lo más atractivo posible tanto para los participantes como para los organizadores.
Sala de conferencias - lugar de trabajo
Es obvio que para los usuarios modernos, una sala de conferencias será principalmente un lugar de trabajo. Entonces, ¿qué hacer para que este lugar de trabajo sea moderno y cómodo? En primer lugar, es necesario calcular todo con precisión.
El cálculo debe comenzar con una evaluación de las posibilidades: ¿cuántos participantes podemos invitar a la sala y al mismo tiempo proporcionarles condiciones cómodas? Sólo después de responder a esta pregunta podemos pedir sillas y mesas de conferencia y planificar equipos adicionales, por ejemplo, equipos multimedia.
También debemos recordar que el lugar que queremos mostrar a los participantes de la conferencia también debe ser diseñado con gusto. El mobiliario y la decoración de la habitación deben crear un concepto común. Gracias a ello, será tanto funcional como estético.
Muebles especiales
Las sillas de conferencia disponibles en el mercado no deben ser sustituidas por sillas de oficina, y mucho menos por sillas para el hogar. Se diferencian en muchos aspectos, como la resistencia, el tamaño y el confort durante muchas horas de uso. Si no queremos que los participantes de la conferencia tengan que levantarse o mover las sillas con frecuencia, cambiando constantemente su posición, debemos asegurarnos de que tengan una forma que les permita sentarse cómodamente durante un período de tiempo más largo.
Lo mismo se aplica a las tablas. Su altura debe adaptarse a las necesidades de las personas que se sentarán en las sillas. También debe haber suficiente espacio para ellos para que los participantes no se molesten unos a otros. Sin embargo, la comodidad en el trabajo no es todo lo que tenemos que recordar cuando organizamos una sala de conferencias.
Sala de banquetes
Un punto importante de cualquier conferencia son las pausas, durante las cuales los participantes pueden emocionarse un poco y convertirse en una atmósfera más relajada. Sin embargo, mucho más importante -especialmente en el caso de conferencias que duran más de un día- es la cena de gala, que en algunos casos se convierte en un banquete.
Aunque conseguir una mesa con café y galletas en la sala de conferencias no es un gran problema y los participantes pueden usar el mismo lugar, organizar un banquete en ella está relacionado con la necesidad de pensar en todo el asunto desde el principio.
Afortunadamente, las conferencias y los banquetes se caracterizan por el hecho de que en ambos casos se necesitan mesas y sillas. Por lo tanto, debe seleccionar uno que se pueda utilizar en ambas funciones. También se puede pensar en la pista de baile plegable, que convertirá una modesta delicia en un verdadero baile para los participantes. Entonces, lo único que queda es pensar en el diseño de la mesa y familiarizarse con las ofertas de las empresas de catering.
Las posibilidades de adaptación, asociadas con la adaptación de la sala, que tenemos a nuestra disposición para las necesidades de la conferencia, obligan a la propia sala en cierto sentido. Afortunadamente, hay muchas soluciones disponibles en el mercado, lo que le permite preparar equipos de cualquier estilo.